Yoek

Klantcase – De telefonie-implementatie van Yoek Mode

Van vraag tot werkend systeem

Lange storingen, klanten die de webshop niet konden bereiken en ook intern bellen lukte regelmatig niet: Yoek Mode was toe aan een nieuw telefoniesysteem. Daarom ging een BizzCon-team van 3 man sterk aan de slag met de implementatie. “Toen ik de glimlach op hun gezichten zag, wist ik dat we het goed gedaan hadden.”

Onbereikbaar

Yoek Mode is een kledingbedrijf in het hogere segment, dat zich richt op grote damesmaten. Ze opereren als groothandel en hebben tegelijkertijd een eigen webshop. De hele dag gaan de telefoontjes over en weer, of het nu een leverancier of webshopklant is. “Maar ze hadden regelmatig last van storingen die ook nog eens lang duurden. Op die momenten konden ze op geen enkele manier bellen, intern en extern. In zo’n bedrijf is dat enorm vervelend. Daarom vonden ze het tijd voor een nieuw telefoniesysteem,” vertelt Dirkjan van de Bunt, technisch consultant bij BizzCon. Dat Yoek koos voor BizzCon, was geen toeval. Dirkjan: “We beheerden al de IT van hun werkplekken en servers. Daar waren ze zo tevreden over dat ze ons ook inschakelden voor hun telefonie.”

In gesprek over wensen en verwachtingen

De eerste stap was een gesprek over de wensen en verwachtingen. “Wat moest het nieuwe systeem kunnen? Ze wilden draagbare telefoons en gaven aan dat de beschikbaarheid en bereikbaarheid beter moesten. Ook schaalbaarheid was een belangrijk punt: ze wilden oude en nieuwe collega’s makkelijk kunnen toevoegen aan of verwijderen uit het systeem. Verder mochten de internationale belkosten niet te hoog uitvallen, want ze bellen veel met het buitenland,” legt Dirkjan uit.

Op een nieuwe manier samenwerken

Al snel beseften Dirkjan en zijn collega Jan Willem Mauritz, system engineer bij BizzCon, dat dit een groot project zou worden. “Normaal hebben we elk onze eigen opdrachten, die we van begin tot eind zelf afronden. Maar bij dit brede project gingen we voor het eerst als team van 3 aan de slag,” vertelt Jan Willem. “Dirkjan nam het projectmanagement op zich en communiceerde met de klant. Ikzelf verzorgde de implementatie bij de klant op locatie. En Thomas Groenendijk, onze servicedeskmedewerker, stelde de technische kant van het systeem in. Op die manier leerde hij het systeem goed kennen en kon hij Yoek later goed ondersteunen bij eventuele problemen.”

Marktonderzoek en training

Na het eerste gesprek deden Dirkjan en Jan Willem een klein marktonderzoek. Dirkjan: “Zo kwamen we erachter welke oplossing het beste zou passen bij het kledingbedrijf. Vanwege de buitenlandse telefoontjes was dat best een uitdaging, maar we vonden een goede partner. Aan die partner hebben we de techniek, een cloudoplossing, volledig uitbesteed.” Maar uitbesteden betekende zeker niet dat de 2 collega’s hun handen ervan aftrokken. “Dit systeem was nieuw voor ons, dus hebben we bij onze partner een training gevolgd. Dat deden we niet alleen zodat we het systeem goed konden inrichten, maar ook zodat we Yoek later optimaal konden ondersteunen,” licht Dirkjan toe.

Functionele inrichting van het systeem

Zodra de partner de onderliggende infrastructuur van de telefonie had geleverd, begon het team met de functionele inrichting. Thomas: “Ik zette het algemene nummer en alle interne nummers in het systeem, inclusief namen. Verder verzorgde ik de instellingen, zoals de welkomstboodschap (het bandje), de wachtrijen en hoeveel seconden de telefoon bij wie overgaat.” Jan Willem ging ondertussen op locatie bij Yoek aan het werk. “Tijdens belletjes lopen de medewerkers vaak heen en weer, bijvoorbeeld naar het magazijn. Dan wil je niet dat je halverwege de verbinding verliest. Daarom deed ik een meting en maakte een plan om de verbinding overal dekkend te maken,” vertelt hij.

Het grote moment: de migratie

Nadat ze een aantal tests hadden uitgevoerd, kwam het grote moment: de migratie. Jan Willem: “De dag voor de migratie installeerde ik alle hardware bij Yoek. Aan het einde van de middag heb ik het nummer overgezet op het nieuwe systeem, zodat ze daar de volgende dag meteen mee konden bellen.” Om te zorgen dat alles goed verliep, was hij de dag erna de hele dag op locatie. “Ik heb uitleg gegeven over het systeem en de nieuwe functies en de werknemers daarbij begeleid. Ook deden we de laatste tests en heeft Thomas nog wat aanpassingen gedaan. Ondertussen brak ik de oude apparatuur af en nam die mee.”

Laatste check en support

Na de migratie bleven Dirkjan, Jan Willem en Thomas in contact met Yoek. Dirkjan: “Ik ben de volgende dag nog een keer langs geweest voor een laatste check. Yoek is erg blij: alles werkt zoals ze het willen.” Maar daar stopte het niet. Jan Willem: “We zijn nu nog steeds doorlopend betrokken, want we verzorgen de support. Dus bij storingen, wijzigingen en vragen kunnen ze bij ons terecht.” En dat is niet het enige. “We werken niet alleen reactief, maar ook proactief. Dat doen we door te monitoren en bijvoorbeeld in de gaten te houden of er ineens opvallende kosten zijn. Daarnaast weten wij vaak al dat het systeem een storing heeft voordat ze het zelf doorhebben. Dat geven we dan meteen door,” licht Jan Willem toe.

Glimlach op de gezichten

Dat Yoek dit proces heel positief heeft ervaren, bleek wel uit de feedback die het team kreeg. Jan Willem: “Ze waren blij dat er geen downtime was: de ene dag sloten ze af met het oude systeem en de volgende dag belden ze meteen met het nieuwe. In het begin werkte het geluid even niet goed, maar dat loste ik meteen op. Toen verscheen er een glimlach op de gezichten.” Dirkjan had dezelfde indruk. “Niet alles ging in één keer goed. Zo liep de opdracht wat vertraging op door moeilijkheden met het Duitse nummer. Maar de klant was erg tevreden over hoe we hiermee omgingen en met de uiteindelijke oplossing.” Thomas voegt toe: “Ze waarderen het enorm dat we hun vragen direct oppakken. Dat doen we graag, want anders blijven problemen spelen op de achtergrond.”

Altijd een passende oplossing

Ook het team zelf vond het een mooi project. Dirkjan: “We hebben alle drie gedaan waar we goed in zijn en daardoor een mooi resultaat neergezet.” Jan Willem genoot vooral van de uitdaging: “Dit was nieuw voor ons en dat vind ik altijd leuk. Nieuw in combinatie met techniek: daar loop ik warm voor.” Thomas is het daarmee eens. “Omdat we het als team deden, weten we nu alle drie evenveel over het systeem. En uit dit project blijkt maar weer dat we alles kunnen regelen. Vraag maar en wij regelen een passende oplossing voor de klant!”

Rebin Boedhoe

Maak kennis met Support Engineer Rebin Boedhoe: “Wij zijn actiegericht”

Even voorstellen: collega Rebin Boedhoe. Inmiddels is hij alweer ruim drie jaar onderdeel van team BizzCon. Als Support Engineer staat hij klaar om gebruikers te ondersteunen bij de meest uiteenlopende[…]

LEES VERDER
𝗜𝗦𝗢 𝟮𝟳𝟬𝟬𝟭

BizzCon behaalt hercertificering ISO 27001

Afgelopen week behaalden wij de hercertificering voor ISO 27001, dit is een wereldwijde norm voor informatiebeveiliging. Het certificaat wordt op basis van een onafhankelijke audit toegekend aan organisaties die beveiliging[…]

LEES VERDER
Microsoft 365 | Managed Netwerk | Copilot

Alles wat je wil weten over Copilot

2024 is het jaar van Microsoft Copilot. Deze intelligente assistent biedt verschillende mogelijkheden om slimmer en efficiënter te werken. Ben je benieuwd wat Copilot precies is en hoe je de[…]

LEES VERDER

Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen?

NEEM CONTACT OP